Как организовать офисный переезд без остановки работы: план, сроки, документы

Офисный переезд — это не только перевозка столов и компьютеров. Это проект, в котором участвуют руководство, бухгалтерия, IT, сотрудники, арендодатели и перевозчик. Хорошо организованный переезд проходит за выходные, и в понедельник компания уже работает на новом месте. Плохо организованный — это неделя простоя, потерянные документы и сломанная техника. Ниже — пошаговый план.

Шаг 1. Назначьте ответственного

Первое, что нужно сделать, — назначить одного ответственного за переезд. Это может быть офис-менеджер, административный директор или руководитель. В крупной компании — небольшая рабочая группа: от руководства, IT, бухгалтерии и каждого отдела.

Ответственный:

• составляет план и бюджет;
• ведёт переговоры с арендодателями и перевозчиком;
• координирует отделы;
• принимает решения в день переезда.

Шаг 2. Определите сроки

Сроки ориентировочные. Учитывайте окончание старой аренды, готовность нового помещения, ремонт, подключение интернета и связи.

Шаг 3. План нового помещения

Нарисуйте план нового офиса с расстановкой мебели и рабочих мест. Пронумеруйте кабинеты и места. Каждое рабочее место в старом офисе получает номер нового места — так грузчики будут знать, куда ставить мебель и коробки.

Проверьте заранее:

• размеры дверных проёмов, лифтов и лестниц — пройдёт ли крупная мебель и сейф;
• розетки и сетевые розетки на рабочих местах;
• место для серверной или сетевого оборудования;
• возможность подъезда и парковки грузовой машины, порядок доступа в здание.

Шаг 4. IT и связь

Это самая критичная часть: без интернета и телефона офис не работает.

• Интернет и телефония. Заявку на подключение подавайте заранее: подключение в новом здании может занять несколько недель.
• Серверы и сетевое оборудование. Перевозку и подключение лучше поручить своим IT-специалистам или подрядчику. Перед переездом — полная резервная копия данных.
• Компьютеры. Каждый системный блок и монитор маркируйте номером рабочего места, провода смотайте и сложите в подписанный пакет.
• Принтеры и МФУ. Картриджи вынимают по инструкции производителя.

Шаг 5. Документы и архив

Бухгалтерские документы организация обязана хранить в течение сроков, установленных законодательством (Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 29), а кадровые — по своим правилам хранения. Поэтому перевозку архива нужно организовать особенно тщательно:

• упакуйте документы в коробки, пронумеруйте и опечатайте их;
• составьте опись: номер коробки, содержимое, ответственный;
• назначьте сотрудника, который сопровождает архив;
• ненужные документы, срок хранения которых истёк, уничтожьте по правилам — подробнее на странице утилизация документов.

Шаг 6. Сотрудники

Предупредите сотрудников заранее и раздайте понятные инструкции:

• до какого числа упаковать личные вещи и документы на своём месте;
• как маркировать коробки (номер рабочего места);
• что делать с личной техникой;
• когда и куда выходить на работу после переезда.

Удобно выдать каждому сотруднику 2–3 коробки, наклейки с номером места и маркер.

Шаг 7. Выбор перевозчика

Для офисного переезда важно работать с перевозчиком, который:

• выдаёт документы об оплате и акт выполненных работ;
• выезжает на осмотр или задаёт подробные вопросы о количестве мебели, техники и архива;
• может работать в выходные и вечером;
• имеет сборщиков мебели и упаковочные материалы;
• называет цену или понятную формулу расчёта до начала работ.

Мы работаем и с компаниями, подробнее — на странице грузчики для юрлиц.

Шаг 8. Уведомления и юридические вопросы

При смене адреса организации нужно учесть несколько юридических моментов. Если меняется юридический адрес, изменения вносятся в ЕГРЮЛ в установленном порядке. Если открывается новое обособленное подразделение или меняется место нахождения, налоговое законодательство (ст. 23 НК РФ) предусматривает обязанность сообщить об этом в налоговый орган. Конкретный порядок зависит от ситуации — уточните его у своего бухгалтера или юриста.

Не забудьте также:

• уведомить клиентов и партнёров о новом адресе;
• обновить адрес на сайте, в картах, на визитках и в подписях писем;
• переоформить договоры с поставщиками услуг: уборка, охрана, доставка воды.

Мебель: что перевозить, что заменить

Переезд — хороший повод провести ревизию. Старые столы, сломанные стулья, шкафы, которые не впишутся в новую планировку, нет смысла перевозить: за их перенос и сборку придётся заплатить, а потом всё равно избавляться. Составьте список мебели и для каждого предмета решите:

• перевозим — отмечаем номер нового места;
• продаём или отдаём — договариваемся заранее, чтобы забрали до переезда;
• утилизируем — заказываем вывоз; подробнее на странице утилизация мебели.

Офисную мебель обычно разбирают: столы с тумбами, шкафы, стеллажи. Фурнитура складывается в подписанные пакеты, детали каждого предмета маркируются одним номером. Кресла перевозятся целиком, обёрнутые плёнкой.

Поэтапный переезд

Крупным компаниям не всегда удаётся переехать за один раз. Тогда переезд делят на этапы:

• Этап 1 — архив, склад, редко используемая мебель. Его можно перевезти за 1–2 недели до основного переезда.
• Этап 2 — отделы, которые меньше всего зависят от работы с клиентами.
• Этап 3 — ключевые отделы и руководство, обычно в выходные, чтобы в понедельник офис заработал.

Если новое помещение ещё не готово, вещи можно временно разместить на хранение — подробнее на странице хранение вещей.

Переезд в выходные

Чтобы не останавливать работу, переезд обычно проводят в пятницу вечером и в субботу. Сотрудники упаковывают свои места в пятницу днём, в пятницу вечером бригада начинает выносить мебель и коробки, в субботу всё расставляется и собирается, в воскресенье IT подключает технику и проверяет связь. В понедельник сотрудники приходят на готовые места.

Учтите, что работы в ночное время и в праздники обычно стоят дороже — у нас наценка около 30%. В обычные субботу и воскресенье работаем без наценки.

Из чего складывается бюджет

Типичные ошибки

• Поздно заказанный интернет. Офис переехал, а связи нет неделю.
• Нет плана расстановки. Грузчики ставят мебель куда придётся, сотрудники потом переставляют сами.
• Не проверили проходы. Крупный шкаф или сейф не проходит в дверь или лифт.
• Нет ответственного за архив. Коробки с документами теряются среди прочих.
• Не предупредили управляющую компанию здания. Грузовой лифт занят, охрана не пускает машину.

Особые предметы: сейфы, серверы, оргтехника

Некоторые предметы требуют отдельной подготовки.

• Сейф. Тяжёлый сейф перемещают такелажники со специальным оборудованием: тележками, ремнями, иногда — с защитой ступеней. Заранее узнайте вес сейфа и проверьте, выдержат ли перекрытия и лифт. Подробнее — на странице перевозка сейфа.
• Серверное оборудование. Перевозится в оригинальной упаковке или в коробках с амортизацией, вертикально, без резких толчков. Отключение и подключение — силами IT.
• Крупные МФУ и плоттеры. Часто требуют фиксации подвижных узлов по инструкции производителя — уточните у сервисной организации.
• Кулеры и кофемашины. Слить воду, отключить, просушить.

Коммуникация с сотрудниками

Переезд — стресс не только для руководства. Сотрудники волнуются: где будут их места, как добираться, что с парковкой. Регулярные короткие сообщения снимают напряжение:

• за месяц — новость о переезде, адрес, сроки;
• за две недели — план нового офиса и номера мест;
• за неделю — инструкции по упаковке;
• накануне — порядок дня переезда и первого рабочего дня;
• после — сбор замечаний: что не работает, чего не хватает.

Назначьте в каждом отделе контактное лицо, к которому можно обратиться с вопросами.

Шаг 9. День переезда

• Ответственный находится на месте с планом нового офиса.
• Сначала выносится мебель и техника, затем — коробки.
• Архив и серверы перевозятся под присмотром ответственных.
• На новом месте всё расставляется по номерам.
• Сборщики собирают мебель, IT подключает технику.
• В конце — проверка: все ли рабочие места готовы, есть ли связь.

После переезда

Работа не заканчивается, когда последняя коробка оказалась в новом офисе. В первую неделю:

• проверьте по описи, что все коробки и вся техника на месте;
• соберите замечания сотрудников по рабочим местам, связи, освещению;
• сдайте старое помещение арендодателю по акту, проверив его состояние;
• вывезите оставшуюся упаковку и мусор — подробнее на странице вывоз мусора;
• обновите адрес во всех справочниках и документах.

Хорошо организованный офисный переезд заметен тем, что его почти никто не заметил: в пятницу сотрудники ушли из старого офиса, а в понедельник пришли в новый и сразу начали работать.

Чек-лист офисного переезда

• Назначен ответственный и составлен план.
• Подготовлен план нового офиса с номерами мест.
• Заказаны интернет и телефония.
• Сделана резервная копия данных.
• Архив упакован, опечатан и описан.
• Сотрудники получили инструкции и материалы.
• Заключён договор с перевозчиком.
• Клиенты и партнёры уведомлены.

Цены

Офисный переезд — от 1 500 ₽/ч (Газель с 2 грузчиками). Сборка и разборка мебели — от 400 ₽/ч, упаковка — от 300 ₽/ч. Работаем ежедневно с 8:00 до 22:00, срочные заказы — круглосуточно. Звоните +7 (930) 408-08-80 или пишите в Telegram @Start_Gruz36.

Если нужна помощь с планированием, расчётом количества машин и грузчиков или оформлением документов для бухгалтерии — позвоните нам, и мы обсудим задачу вашей компании.